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4 Actividades Básicas de la Tecnología de Administrar

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Había una vez un gerente que tenía fama de administrar mal. Cuando su jefe se enteró y le pidió cuentas, el gerente se ideó un plan deshonesto pero efectivo para ganar puntos con la clientela. Pensó: “Si me echan del trabajo, por lo menos uno de los clientes me contratará y no quedaré de patitas en la calle”.

Así que tomó el teléfono, llamó a dos compradores y les alteró las facturas de lo que debían pagar; al primero le hizo un descuento del 50% y al segundo del 20%. Los clientes estaban tan felices que hicieron revisiones de cinco estrellas alabando el excelente servicio al cliente. Los comentarios en Twitter se fueron virales y por eso aumentaron las ventas. Cuando el jefe se enteró de lo que el gerente había hecho, lo hizo Empleado del Mes en lugar de despedirlo.

La moraleja: administra con astucia y recibirás mayores recompensas. Esta historia, o bueno, algo parecida, la contó Jesucristo y la encontramos en Lucas 16:1-15. En el verso 8 se lee:

Cuando se trata de sus propios negocios, los que pertenecen al mundo son más listos que los que pertenecen a la luz (Lucas 16:8 DHH).

Esta es una triste realidad que debemos cambiar. Es tiempo de invertir la balanza y ser más inteligentes que el mundo para administrar los recursos que tenemos en el ministerio. La tecnología nos puede ayudar.

En el artículo 5 funciones esenciales de las tecnologías ministeriales, expliqué que las tecnologías ministeriales son aquellas que le permiten a la iglesia realizar las cinco funciones esenciales de su misión, o las 5 aes de su misión: Adorar, alcanzar, aprender, ayudar y administrar.

Lo que esto significa es que hay tecnología para cada una de las 5 aes:

Este es el último artículo de la serie. Administra el ministerio con astucia siguiendo estas 4 actividades básicas de la tecnología de administrar.

1. Adopta un sistema

Todo lo que se mide se administra. Esto significa que hay que administrar todo lo que se puede medir: las finanzas, la asistencia, la participación de los voluntarios, la matrícula de estudiantes, las habilidades de los empleados, en fin, la lista es amplia. La mejor manera de administrar los recursos del ministerio es utilizando un sistema de software especializado.

  1. Escoge un sistema de administración eclesiástica (o ChMS, por sus iniciales del inglés Church Management System).
  2. Estos sistemas ofrecen una combinación de módulos y opciones para administrar distintas áreas del ministerio. Implementa un módulo a la vez para que veas resultados inmediatos.
  3. Algunas ideas incluyen software pagado: ACS Technologies, ServantKeeper o FellowshipOne – el cual usamos en nuestra iglesia, o gratis: ChurchTrac o ChurchInfo. Hay muchos otros.
  4. Si no sabes cómo escoger, asesórate. Yo te puedo ayudar a escoger y a implementar estos sistemas.

2. Ajusta tus procesos

Todo sistema que se adopte producirá una transformación en el estilo de trabajo. Es importante reconocer que toda transformación tomará tiempo pero se debe ser muy intencional en los hábitos que se quieren cambiar.

  1. Establece y documenta con claridad tus procesos, políticas y procedimientos.
  2. Es preferible crear una biblioteca de documentos con esta información para que sea fácil seguir los procedimientos de forma estandarizada.
  3. Incluye el uso del software en el flujo natural de trabajo de tus empleados y voluntarios.
  4. No te olvides de entrenar a todas quienes estarán trabajando con este sistema. La gente olvida esto con mucha frecuencia.

3. Alimenta los datos

Cualquier sistema de información será tan bueno como la información que contenga. Si metes basura, basura sacarás. Por otro lado, la información correcta te permitirá crear informes exactos y analizar el estado real de tu ministerio.

  1. Crea un equipo de personas que se dediquen a la entrada de datos.
  2. Dependiendo del tamaño de tu congragación, es probable que necesites grupos especializados para cada área; no es lo mismo manejar la contabilidad que los datos personales de los nuevos convertidos, de los estudiantes o de sus padres.
  3. Haz hasta lo imposible para mantener toda la información centralizada en un mismo sistema, esto facilita su manejo a mediano y a largo plazo.

4. Analiza la información

Todo lo que se administra se mide. Esto quiere decir que para ser mejor administrador debes convertirte en mejor medidor. Cuando tienes un sistema que se alimenta de datos, puedes convertir esos datos en información, y la información en la toma de buenas decisiones. El análisis de la información es un área poco explorada en el ministerio y la principal debilidad de la mayoría de los que conozco que ya han implementado un sistema de administración eclesiástica. No caigas en el mismo error.

  1. Escoge sistemas que ya vengan con cierta capacidad de reportar los datos.
  2. Integra herramientas analíticas gratuitas como ChurchMetrics.
  3. Utiliza Google Analytics para analizar todo lo relacionado a tu sitio web.
  4. Analiza los resultados de asistencia, participación o donaciones con tu equipo de trabajo en reuniones regulares.

La tecnología de la administración te permitirá añadir astucia al ministerio porque:

  1. Incrementa la productividad de los empleados y voluntarios
  2. Facilita las relaciones entre los miembros
  3. Canaliza los recursos ministeriales de forma efectiva
  4. Aporta claridad a la información del ministerio
  5. Apoya la toma de decisiones informadas
  6. Redunda con un incremento en las donaciones, en la asistencia y en la participación

Recuerda que si eres fiel en lo poco, el Señor te pondrá en lo mucho, pero solo cuando administras y mides conocerás la diferencia entre qué es poco y qué es mucho.

Y tú, ¿habías notado los beneficios de la tecnología para administrar? ¿Tienes un plan de tecnología de administración en tu iglesia?

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Publicado originalmente en VladimirLugo.com. Síguelo en Twitter.com/VladimirLugoMT y en Facebook.com/VladimirLugoMT.

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