El pastor Carlos anda tan ocupado que nunca te devuelve la llamada. Insistes por todos los medios pero sin mucho éxito. Hace rato que no hablas con tu amigo Antonio. Ya no lo ves en la iglesia y cuando logras hablar con él, no te puede dar su atención porque está muy atareado. Tu hija Rosa comenzó un trabajo nuevo y tienes meses que no la ves. Estás tratando de coordinar un almuerzo en familia pero los calendarios huyen entre sí para nunca encontrarse.
Carlos, Antonio y Rosa no están solos en esta carrera del tiempo. Estoy seguro de que tú mismo batallas a diario con esto. ¿Qué cómo lo sé? Es obvio que a mí también me pasa. Pero yo sí tengo las pilas puestas. Las pilas de papeles puestas sobre el escritorio acumulándose. Las pilas de correo electrónico sin contestar. Las pilas de revistas por leer.
Estar ocupado no es solo la máxima de nuestra era sino que se ha convertido hasta en una medalla de honor; como que si fuese un símbolo de importancia o respeto. En medio de los afanes diarios, hay que atender lo que dice la Biblia:
Aprovechando al máximo cada momento oportuno, porque los días son malos (Efesios 5:16).
Para tu ventaja, la tecnología te puede ayudar a redimir el tiempo. Que la computadora haga las cosas que puede hacer mejor que tú, para que tú hagas las cosas que puedes hacer mejor que ella. Hay por lo menos cinco cosas que la computadora puede hacer mejor que tú.
1. Almacenar y manipular toda clase de información
Lo primero que tienes que hacer es una lista de la información que necesitas almacenar y sus tareas asociadas. Por ejemplo,
| Correo electrónico | Leer, responder, borrar, guardar |
| Contactos | Guardar, actualizar, citar |
| Compromisos | Guardar, revisar, recordar |
| Carros | Guardar, actualizar, recordar |
Cuando tengas tu inventario, asígnales un orden de prioridad para que tomes control de cada cosa a la vez. Hazte el propósito de mantener los datos actualizados con regularidad. Aunque esto tome un poco de tiempo, será una fracción cuando lo comparas con el tiempo que puedes ahorrar con las siguientes técnicas.
2. Comunicarse con otros sistemas en la red
Aquí es donde el uso de las computadoras comienza a pagar dividendos. Tu teléfono viejo le puede pasar la información al nuevo y ahorrarte horas de trabajo, tus aplicaciones de contactos pueden enviar los datos a otras aplicaciones de contacto, tus citas médicas se pueden sincronizar con tu teléfono y el calendario familiar y recordarte cuando estén por suceder.
- Escoge una fuente única de los datos; aunque uses varios sistemas, esa será la fuente autoritativa
- Exporta e importa los datos de un sistema a otro para que esté disponible en todas partes
- Consolida los datos si tienes varias entradas de la misma persona o del mismo tipo; la mayoría de los sistemas tienen opciones de consolidación para eliminar duplicados
3. Automatizar tareas y actividades
Automatizar incrementa tu productividad miles de veces. Si puedes hacer que tus sistemas se comuniquen entre sí una vez, podrán hacerlo de forma regular y automática. Al automatizar trabajas un poco al principio y luego te olvidas de eso. Ya no lo tendrás pendiente en tu mente ocupándote en tareas repetitivas.
Hay dos herramientas que, combinadas, te permitirán automatizar las tareas y actividades de tu inventario de data. Estas son, IFTTT (de sus siglas en inglés, If this then that, que significa si pasa esto haz esto otro), y Zapier. La ventaja de haber hecho dicho inventario es que sabrás con exactitud lo que estas herramientas pueden hacer por ti. Estaré escribiendo sobre IFTTT y Zapier en los próximos artículos. La guía gratis Sincroniza tus contactos de iPhone a Google te puede ayudar a aprender estas tecnologías.
4. Coordinar el flujo constante de trabajo
La lógica de las computadoras es lineal. Esto quiere decir que termina una acción y esa acción puede ser usada como un gatillo que dispara la siguiente. Es por eso que puedes crear reglas en tu sistema de correos para darle seguimiento o puedes configurar una red social para actualizar otra cuando publicas algo.
Diseña un flujo de trabajo claro para que cuando almacenes la data, se enlace y automatice en una cadena de sistemas. Para cada cosa en tu inventario, crea un diagrama de flujo sencillo como este:
Sincronización automática de cuentas de correo electrónico
5. Distribuir las labores entre varias personas
Piensa en quién hace qué. En diseño de sistemas todo el que hace algo es un actor; ente que actúa sobre un flujo de tareas. La computadora es uno de esos actores, pero puede haber otras personas involucradas. Nota los actores en tu diagrama de flujo.
Así el pastor Carlos recibirá un recordatorio de su cita contigo; Antonio separará una fecha siguiendo el enlace que le mandaste y el sistema te avisará; y llegarás a un acuerdo con tu hija para que participe del calendario familiar, que, dicho sea de paso, si no tienes uno, apresúrate a crearlo. Ahora tendrás tiempo para descargar las pilas.
Cedamos lo rutinario, repetitivo y secuencial a las computadoras. No te pierdas los otros tres artículos de esta serie y compártelos con cuantos puedas. Estaremos recuperando miles de horas colectivas para ser más efectivos y hacer tiempo para lo importante en el ministerio.
Y tú, ¿sabías estas cinco cosas que la computadora puede hacer mejor que tú? ¿Utilizas las computadoras para automatizar y coordinar tus tareas?
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