Le pregunté a al pastor Ricardo cómo hacía para hacerle llegar su devocional diario a su congregación y me respondió: “Yo sólo lo escribo y se lo mando por correo electrónico a Aníbal. Aníbal tiene una lista de unas trescientas personas a quienes le envía mi devocional.”
Entonces le pregunté: “¿Sabes quiénes son? ¿Sabes si todos los miembros de tu congregación están incluidos? ¿Sabes si ellos le dieron permiso a Aníbal para recibir tus correos o los de él?”
Hay varios problemas con este escenario:
- Los Estados Unidos y otros países, tienen leyes estrictas respecto al correo no deseado; es obligatorio que cada persona opte por recibir tus correos
- Ni el pastor Ricardo ni su iglesia son los ‘dueños’ del listado y no lo pueden administrar a su antojo
- La iglesia no puede mantener un contacto directo con estas personas en caso de que Aníbal falle o no esté disponible
Lamentablemente, Aníbal falleció… y se llevó el listado con él. El devocional del pastor Ricardo ahora lo recibe un puñado de personas.
Manejar tus listados de correo electrónico no tiene que ser un proceso engorroso. Muchas tareas se pueden automatizar. La inversión de tiempo que hagas al principio diseñando procesos automáticos te beneficiará después con creces. El sabio lo dijo mucho antes de que The Byrds lo cantara:
Todo tiene su momento oportuno; hay un tiempo para todo lo que se hace bajo el cielo: un tiempo para nacer, y un tiempo para morir; un tiempo para plantar, y un tiempo para cosechar (Eclesiastés 3:1-2).
Si usas tiempo para plantar con certeza llegará el tiempo para cosechar. Quiero compartir contigo 3 ideas para redimir tu correo con procesos automáticos y ahorrar tiempo y dinero.
1. Automatiza la entrega de tus correos
La manera más fácil de automatizar la entrega de tus correos es empleando un sistema de redifusión web. La redifusión web se refiere a un modelo de distribución de contenido en línea a través de la Internet, por lo general utilizando RSS (de las siglas en inglés, Real Simple Sindication o sindicación realmente simple).
No necesitas promocionar un sitio web si no lo deseas para tener RSS. Lo puedes utilizar sólo como un mecanismo para entregar tus correos de forma automática en combinación con un sistema de mercadeo por correo electrónico. El proceso se vería así:
Entrega automática de correo electrónico
Hay varios sistemas que te permiten publicar RSS, como WordPress, Moodle o servicios de redes sociales, y manejar tus correos electrónicos, como Mailchimp, AWeber o ConstantContact.
2. Automatiza las respuestas de tu correo
Casi todos los clientes de correo electrónico, como MS Outlook o de correo web, como Gmail, proveen reglas que te permiten filtrar el correo y generar autorespuestas en caso de vacaciones. Estas proveen cierto nivel de automatización, pero son limitadas para flujos más complejos.
Es mejor usar un sistema de mercadeo por correo electrónico, el cual provee mecanismos más avanzados de automatización de respuestas. Como por ejemplo, una secuencia de correos de bienvenida cuando la persona opta por recibirlos, como la siguiente:
Autorespuesta automática de correo electrónico
Otros sistemas de automatización, como IFTTT y Zapier, te permiten flujos de tareas que involucran varias fuentes, incluyendo tu correo electrónico, tus redes sociales y tus sistema de CRM (de las siglas en inglés, Constituent Relationship Management o administración de relaciones con tus constituyentes). Puedes aprender más sobre IFTTT y Zapier si descargas la guía gratuita:
3. Automatiza el mantenimiento de tus contactos
La otra cosa con la cual estos sistemas de automatización disponibles en línea te pueden ayudar es con el mantenimiento de tus contactos. Espero que tus contactos ministeriales no estén en el correo personal de nadie en particular; especialmente en manos de terceros como en el caso de Aníbal.
Si manejas tus propios contactos, es muy probable que estén regados entre varios sistemas. Esto es inconveniente porque puedes estar trabajando desde un sistema y necesitar los contactos que tienes en otro. Cada vez que necesites intervenir de forma manual para realizar una función estarás perdiendo tiempo. Automatizar es mucho más eficiente, como puedes apreciar en el diagrama:
Sincronización automática de cuentas de correo electrónico
Te invito a que descargues la guía gratuita. No sólo estarás automatizando el manejo de tus contactos usando herramientas también gratuitas, sino que estarás aprendiendo dichas herramientas y podrás usar este conocimiento para aplicarlo a otros procesos de automatización.
Una palabra final. Por favor presta atención a las gráficas de los procesos. Cada proceso puede ser documentado y representado con un diagrama de flujo sencillo que te permita identificar las oportunidades de automatización. Tu diagrama de flujo representará el motor automático de tus tareas más comunes.
Y tú, ¿conocías estas tres cosas de tu correo electrónico que puedes automatizar? ¿Utilizas estas u otras herramientas de automatización en línea que quieras compartir conmigo?
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